Optimus Invoices

Dématérialisation des factures-fournisseurs

L’enjeu de la dématérialisation des factures est d’organiser la convergence entre la position des clients et celle des fournisseurs.

Nos objectifs

  • Maitrise des délais de paiement ;                                             
  • Visibilité du processus en interne et en externe ;
  • Partage de l’information ;
  • Automatisation et validation des traitements ;
  • Réduction des appels et relances ;
  • Meilleure prévision de trésorerie ;
  • Traçabilité comptable ;
  • Conservation : archivage sécurisé.

 

Processus de dématérialisation

  • Numérisation

Capture des factures papiers vers un support électronique (PDF, Word, …) avec un scanner.

  • Enregistrement

Saisie des données de la facture dans le logiciel (N° de facture, libellé, date, montant, nom du fournisseur, …).

  • Circuit de validation

Traitement de la facture dans un workflow jusqu’à la validation de ladite facture.

  • Stockage

Archivage et classement de la facture électronique dans la base de données.

  • Intégration dans la comptabilité

Connexion au système comptable pour imputation et validation du paiement.


 

De la valeur ajoutée avec le module de gestion des notes de frais

  • Gestion des clients

Conserver les informations sur les différents clients de l’entreprise (nom, type, catégorie, localisation, contact, …), conserver les statistiques clients tels que : le nombre de missions pour ce client, le nombre d’intervenants, le coût détaillé des interventions, …

  • Gestion des utilisateurs et administration
    • Permettre la création des divers comptes (comptes administrateurs, comptes utilisateurs);
    • Mettre en place une hiérarchie sur les comptes utilisateurs selon plusieurs critères tels que le grade, la fonction;
    • Permettre la justification des frais de mission par un utilisateur directement depuis son compte utilisateur;
    • Permettre à certains utilisateurs agréé de valider les notes de frais soumises depuis leurs comptes ;
    • Tableau de bord permettant d’obtenir les statistiques globales et détaillées des différents utilisateurs.
  • Gestion des fichiers
    • Permettre la gestion électronique des justificatifs (fichiers);
    • Permettre l’archivage des documents selon plusieurs critères;
    • Workflow : définir le circuit de validation des notes de frais.

Vous souhaitez dématérialiser vos processus de gestion des factures et notes de frais, OPTIMUS Invoices est une application web qui répond à toutes vos attentes.

Une alliance de compétences au service des organisations